Spôsob zasielania elektronických faktúr upravuje aktuálny zákon o DPH č.222/2004, §71 ods.1 a 3 – tento hovorí o presných podmienkach zasielania elektronických faktúr odberateľom Vašich služieb či tovarov.
Faktúra tak môže byť zaslaná v
- papierovej alebo
- elektronickej podobe (so súhlasom zákazníka).
Je potrebné, aby vierohodnosť pôvodu, neporušenosť obsahu a čitateľnosť faktúry bola overiteľná od jej vydania až do konca povinného obdobia na uchovávanie faktúry. Na to je možné použiť nasledujúce spôsoby (§71 ods.3 Zákona o DPH):
- kontrolné mechanizmy podnikových procesov, ktoré spoľahlivo zabezpečia priraditeľnosť faktúry k dokumentom súvisiacim s dodaním tovaru alebo služby,
- zaručený (po novom kvalifikovaný) elektronický podpis podľa osobitného predpisu alebo zákona platného v inom členskom štáte upravujúceho použitie zaručeného elektronického podpisu,
- elektronickú výmenu údajov, ak zmluva týkajúca sa tejto výmeny ustanoví použitie postupov zabezpečujúcich vierohodnosť pôvodu a neporušenosť obsahu údajov,
- iný spôsob zabezpečujúci vierohodnosť pôvodu a neporušenosť obsahu faktúry.
Podľa posledného bodu to znamená, že elektronické faktúry môžu byť podpísané aj “obyčajným” elektronickým podpisom, ktorý zaručuje, že
- faktúru nevystavila a nezaslal niekto iný (pozor na sociálne inžinierstvo)
- obsah faktúry sa od podpísania elektronickým podpisom nezmenil
V praxi to funguje tak, že elektronickú faktúru elektronický podpis “zamkne” a je veľmi jednoduché zistiť, či nebola faktúra/dokument pozmenený. Ak áno, faktúru určite neuhrádzajte a kontaktujte Vášho dodávateľa!
Podpísanie kvalifikovaným elektronickým podpisom nie je povinné, môže byť však použité, nakoľko je považované za vyššiu formu overenia odosielateľa avšak pozor – kvalifikovaný elektronický podpis obsahuje Vaše rodné číslo !!!
Naše tipy:
- súhlas zákazníka s doručovaním elektronických faktúr by mal byť uzatvorený v písomnej forme (papier, email), najlepšie s presne uvedenými podmienkami vystavovania a doručovania faktúr. Naši klienti majú tiež prístup k bezplatnému vzoru uvedeného súhlasu o doručovaní elektronických faktúr,
- ak máte kvalifikovaný elektronický podpis, pozrite si aj podmienky podpísania a akceptácie elektronických faktúr v zahraničí,
- viac informácií o právnej váhe kvalifikovaného elektronického podpisu nájdete tu.
Máte už Váš ePodpis ?
Ak ešte ePodpis nemáte, kliknite na tlačidlo „Objednať TERAZ“ a zašleme Vám potrebné informácie.
Aktualizované 2.5.2018.