» Zákonná úprava zasielania elektronických faktúr

Spôsob zasielania elektronických faktúr upravuje aktuálny zákon o DPH č.222/2004, §71 ods.1 a 3 – tento hovorí o presných podmienkach zasielania elektronických faktúr odberateľom Vašich služieb či tovarov.

Faktúra tak môže byť zaslaná v

  • papierovej alebo
  • elektronickej podobe (so súhlasom zákazníka).

Je potrebné, aby vierohodnosť pôvodu, neporušenosť obsahu a čitateľnosť faktúry bola overiteľná od jej vydania až do konca povinného obdobia na uchovávanie faktúry. Na to je možné použiť nasledujúce spôsoby (§71 ods.3 Zákona o DPH):

  • kontrolné mechanizmy podnikových procesov, ktoré spoľahlivo zabezpečia priraditeľnosť faktúry k dokumentom súvisiacim s dodaním tovaru alebo služby,
  • zaručený (po novom kvalifikovaný) elektronický podpis podľa osobitného predpisu alebo zákona platného v inom členskom štáte upravujúceho použitie zaručeného elektronického podpisu,
  • elektronickú výmenu údajov, ak zmluva týkajúca sa tejto výmeny ustanoví použitie postupov zabezpečujúcich vierohodnosť pôvodu a neporušenosť obsahu údajov,
  • iný spôsob zabezpečujúci vierohodnosť pôvodu a neporušenosť obsahu faktúry.

Podľa posledného bodu to znamená, že elektronické faktúry môžu byť podpísané aj “obyčajným” elektronickým podpisom, ktorý zaručuje, že

  • faktúru nevystavila a nezaslal niekto iný (pozor na sociálne inžinierstvo)
  • obsah faktúry sa od podpísania elektronickým podpisom nezmenil

V praxi to funguje tak, že elektronickú faktúru elektronický podpis “zamkne” a je veľmi jednoduché zistiť, či nebola faktúra/dokument pozmenený. Ak áno, faktúru určite neuhrádzajte a kontaktujte Vášho dodávateľa!

Podpísanie kvalifikovaným elektronickým podpisom nie je povinné, môže byť však použité, nakoľko je považované za vyššiu formu overenia odosielateľa avšak pozor – kvalifikovaný elektronický podpis obsahuje Vaše rodné číslo !!!

Naše tipy:

  • súhlas zákazníka s doručovaním elektronických faktúr by mal byť uzatvorený v písomnej forme (papier, email), najlepšie s presne uvedenými podmienkami vystavovania a doručovania faktúr. Naši klienti majú tiež prístup k bezplatnému vzoru uvedeného súhlasu o doručovaní elektronických faktúr,
  • ak máte kvalifikovaný elektronický podpis, pozrite si aj podmienky podpísania a akceptácie elektronických faktúr v zahraničí,
  • viac informácií o právnej váhe kvalifikovaného elektronického podpisu nájdete tu.


 

Aktualizované 2.5.2018.