» Elektronické faktúry a zahraničie

Je možné posielať elektronické faktúry aj do zahraničia ?

Ak už využívate alebo plánujete využívať elektronické faktúry, skôr či neskôr nastane situácia, že ich budete chcieť poslať aj obchodnému partnerovi do zahraničia. Je to však možné ?

Pri vyhotovení elektronickej faktúry je potrebné rešpektovať zákony danej krajiny, v ktorej sa Váš odberateľ resp. zákazník nachádza, nakoľko pri daňovej kontrole musí práve on splniť všetky zákonné podmienky pri vedení svojho účtovníctva – tj. nielen dodržať povinné informácie uvedené na daňovom doklade, ale aj správne vyhotovenie účtovných dokladov v papierovej či elektronickej forme.

Z týchto dôvodov je nutné rešpektovať všetky podmienky, ktoré Vám Váš klient oznámi, ak bude akceptovať a následne od Vás prijímať elektronické faktúry.

Spôsob zasielania elektronických faktúr upravuje aktuálny zákon o DPH č.222/2004, §71 a hovorí o presných podmienkach zasielania elektronických faktúr odberateľom Vašich služieb či tovarov.

Faktúra môže byť zaslaná v písomnej forme alebo so súhlasom zákazníka poslaná alebo sprístupnená elektronicky. Vierohodnosť pôvodu, neporušenosť obsahu a čitateľnosť faktúry od jej vydania do konca obdobia na uchovávanie faktúry. Je možné na to použiť nasledujúce spôsoby:

  • kontrolné mechanizmy podnikových procesov, ktoré spoľahlivo zabezpečia priraditeľnosť faktúry k dokumentom súvisiacim s dodaním tovaru alebo služby,
  • zaručený elektronický podpis podľa osobitného predpisu alebo zákona platného v inom členskom štáte upravujúceho použitie zaručeného elektronického podpisu,
  • elektronickú výmenu údajov, ak zmluva týkajúca sa tejto výmeny ustanoví použitie postupov zabezpečujúcich vierohodnosť pôvodu a neporušenosť obsahu údajov,
  • iný spôsob zabezpečujúci vierohodnosť pôvodu a neporušenosť obsahu faktúry.

To znamená, že pri zasielaní elektronických faktúr môžu byť tieto podpísané aj “obyčajným” elektronickým podpisom, ktorý okrem vyššie uvedeného zaručuje, že faktúru nevystavila iná osoba (spoločnosť) a podpísaný dokument, elektronickú faktúru “zamkne”. Ľahko potom pri overení podpisu na faktúre zistíte, či dokument nebol pozmenený. Ak áno, faktúru určite neuhrádzajte a kontaktujte odosielateľa !

 
Reklama


Založenie a zmeny spoločností - už za 99 Eur !

 
Podpísanie zaručeným elektronickým podpisom nie je povinné, môže byť však použité, nakoľko je považované za vyššiu formu overenia odosielateľa.

ZEP a európska legislatíva

Tvorcovia Smernice Európskeho parlamentu a Rady 1999/93/ES o zásadách Spoločenstva pre elektronické podpisy naložili s medzinárodnou uznateľnosťou elektronického podpisu pomerne nešťastne. Táto smernica napríklad hovorí, že „členské štáty môžu používanie elektronických podpisov vo verejnom sektore podmieniť prípadnými doplňujúcimi požiadavkami”.

Členské štáty EÚ si to samozrejme vysvetlili po svojom a rozhodne neplatí, že dokument podpísaný „slovenským“ zaručeným elektronickým podpisom bude uznaný ako podpísaný a dôveryhodný napríklad na českom úrade a naopak.

A to ani napriek faktu, že smernica upresňuje, že „tieto požiadavky musia byť objektívne, priehľadné, proporciálne a nediskriminačné a musia sa vzťahovať iba na vlastnosti daného použitia, nesmú vytvárať prekážky pri poskytovaní cezhraničných služieb občanom“.

Poskytovanie certifikačných služieb

Podobne problematická je i situácia v oblasti poskytovania certifikačných služieb a to aj napriek faktu, že v súlade so Smernicou „členské štáty nesmú v oblastiach, na ktoré sa vzťahuje táto smernica, obmedzovať poskytovanie overovacích služieb pochádzajúcich z iného členského štátu.“ Medzinárodné uznávanie elektronického podpisu je jednoznačne jedným zo závažných problémov, ktoré obmedzujú širšie uplatnenie tejto technológie v praxi. Značným prínosom by boli všeobecne uznávané a zároveň záväzné pravidlá, ktoré by zjednocovali požiadavky na elektronický podpis minimálne v krajinách EÚ.

Riešenie: Jednou z možností je nainštalovanie aplikácie QSign, ktorá slúži okrem vytvárania ZEPov na dokumentoch (podľa zákona o elektronických podpisoch) aj na ich overovanie a táto možnosť je bezplatná. Zaujímavosťou je, že sa dá získať aj v anglickej mutácii a tak by mohla byť pre tých, ktorí potrebujú overiť Váš ZEP v zahraničí a slovensky nevedia, jednou z možností kým a kedy bol dokument podpísaný (vrátane doby platnosti tohto podpisu).

Zahraničný ZEP na Slovensku

V prípade, že naša štátna inštitúcia prijme dokument podpísaný zaručeným elektronickým podpisom vydaným v zahraničí, je povinná takýto dokument prijať a zabezpečiť si jeho overenie – tj. platnosť a vydavateľa. Ako uvádzame vyššie, problém môže nastať v prípone prijatého súboru – zatiaľ nevieme, ako by si s ním úradníci poradili, nakoľko dokument podpísaný na Slovensku má vždy príponu .zep (tj. zaručený elektronický podpis) a ktorá je odlišná od iných krajín EU…

Reklama


Založenie a zmeny spoločností - už za 99 Eur !

 

Pozn.: Ak máte skúsenosti aj vy skúsenosti s používaním zaručeného elektronického podpisu vo vzťahu so zahraničím dajte nám vedieť. Vašu skúsenosť radi uverejníme.